如何写好工作文书

从程序媛转做管理后，写文书成为了我日常工作中很重要的部分。从email, 到 status report， 到3-year plan。business writing，要写的让人看得懂，愿意读，读完后采取行动，挺不容易的。

自觉技术很不到家，一直在努力学习。在udemy，上了几节有关business writing的网课，觉得很有帮助。这篇文章总结一下最近我在工作中还有课程里学到有关business writing的一些想法。

1. 明确目的

business writting的主要作用是影响他人的看法和行为。先

想清

楚，要写给谁看？通过文章想让对方有什么行动？

从阅读者的角度，我很感谢书写者能在文章第一行就道明目的。比如邮件一开始写“xxx，can you send me ... by end of the week.” 之后再说明细节。文章一开始写明“This document outlines 1)... 2)... 3)...”。这样我能很快判定这篇文章需不需要读，在什么时候读，要多认真去读。

从书写者的角度，清晰地表达主旨，才能更有效地实现自己的目的。我常收到一些邮件，写了很长，语气还急。但我读了三遍，就是不知道他想要我干什么。只好回了一句“I do not understand what is the ask here.” 来来去去，很浪费时间。

2. 编排架构

Business writing 需要一步步把读者引向文章的目的。每个小标题，每个段落的第一句话，是对该段落的总结，是你引领读者的指针。通过小标题让文章scannable。

写比较长的邮件，有两个模版还不错。 一，分两个部分，quick summary + details。 二

，用问句当小标题，每个标题后加三四句解释；比如，“What happened?”, “Why it is important”, “What are the action items?”。写文章的话，把想法先列出来，然后分辨哪些是must have那些是should have。调整好顺序，把每个段落的小标题/第一句话先写好，再往里面填充。

3. 修改

Business writing，达成目的为重，不需要彰显文笔。少用俗语，用词和句式越简单，篇幅越短越好。三个精简文章建议： 1） 改被动为主动 2）用动词代替名词 3） 一句话只表达一个意思，一个段落少于5句话。举个课程里的例子“At this moment in time, it is currently impossible to determine the precise cause of the incident.”， 可以改写为 “Currently, we do not know what happened.”

→ 工具分享

可以把文章粘贴到 www.read-able.com 或 www.hemingwayapp.com 看一下修改意见和文章评分。

→ 文章校对清单

• Objective testing – 文章的目的是什么？目的达成了吗？

• Brevity – 可以把文章写得更短一些吗？每句话的字数是不是在15-20？

• Clarity – 用小标题了吗？所有人都能看懂这篇文章吗？

• Eye-catching – 能在20秒内吸引住读者吗？

• Due diligence – 有错字或语法问题吗？

• Read aloud – 大声朗读一遍？